ข้อแนะนำในการใช้ห้องสนทนา
ความแตกต่างระหว่างผู้รับหมอบหมาย (Assignees) และผู้ติดตาม (Followers)
ห้องสนทนารูปแบบต่างๆและการแสดงความคิดเห็นในทาส์ก (Chat vs Comments)
ข้อแนะนำในการใช้ห้องสนทนา
ส่งข้อความที่มีเนื้อหาครอบคลุมในครั้งเดียว ไม่ส่งแยกทีละประโยค
ส่งข้อความถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ก่อนส่งข้อความให้คุณพิจารณาว่าข้อความนี้เกี่ยวข้องกับทุกคนหรือเฉพาะทีมของคุณเท่านั้น โดยคุณสามารถดูความแตกต่างของช่องทางการสื่อสารของเราได้ด้านล่างของบทความ
ระบุความต้องการอย่างชัดเจนและตรงประเด็น คุณควรชี้แจงวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการไปอย่างชัดเจนในการส่งข้อความแต่ละครั้ง ไม่เพียงทักทายและรอให้ผู้รับตอบกลับ
มีความสุภาพและเป็นมิตร หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำประชดประชัน เสียดสี หรือคำศัพท์เฉาะทางพิเศษ คำประเภทนี้อาจถูกเข้าใจผิดได้ง่ายเนื่องจากเป็นการส่งข้อความหากันโดยไม่เห็นสีหน้าและท่าทางที่แท้จริง
เลือกใช้การประชุมแบบวิดิโอแทนการส่งข้อความ เพื่อหลีกเลี่ยงการพูดคุยโต้ตอบที่อาจใช้เวลานาน นัดคุยแบบด่วนเพื่อคุยถึงรายละเอียดที่อาจอธิบายได้ง่ายกว่าผ่านคำพูด
ความแตกต่างระหว่างผู้รับหมอบหมาย (Assignees) และผู้ติดตาม (Followers)
ผู้รับมอบหมาย (Assignees) - เป็นผู้ที่ต้องทำทาส์กนั้นๆ ให้สำเร็จ
ผู้ติดตาม (Followesr) - เป็นผู้ที่ต้องตรวจสอบความคืบหน้าของทาส์ก และรับแจ้งเตือนเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับทาส์ก
หากลองเปรียบเทียบกับการส่งอีเมลถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง
คุณจะใส่ชื่อของผู้รับอีเมลหลักๆ (คนที่ควรตอบกลับอีเมล) ในช่อง “ส่งถึง” (To) ส่วนนี้เปรียบได้กับ ผู้รับมอบหมาย (assignees)
คนที่ควรจะได้รับรู้ถึงข้อความที่ส่งหากันในอีเมลฉบับนี้ แต่ไม่ต้องตอบกลับ คุณจะใส่ชื่อของพวกเขาใน “สำเนาถึง” (CC) เปรียบได้กับ กลุ่มคนผู้ติดตาม (followers)
ในบางกรณี คุณต้องการส่งต่ออีเมล (forward) ไปให้ผู้รับคนอื่นๆ อาจเป็นคนที่คุณต้องการแจ้งให้ทราบถึงผลลัพธ์หรือข้อสรุปของบทสนทนา แทนที่จะติดตามการโต้ตอบกันทั้งหมด คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน “อ้างอิงถึง” (@mention) ในส่วนการแสดงความคิดเห็นหรือการส่งข้อความแบบกลุ่ม เพื่อแจ้งเตือนให้กับบุคคลใดคนหนึ่งทราบแม้ว่าจะไม่ได้เกี่ยวข้องกับทาส์กโดยตรง
ห้องสนทนารูปแบบต่างๆและการแสดงความคิดเห็นในทาส์ก (Chat vs Comments)
Taskworld มีช่องทางในการพูดคุยสื่อสารระหว่างทีมของคุณอย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น คอมเม้นท์ ห้องสนทนาของโปรเจค ข้อความส่วนตัว ห้องสนทนารวม รวมถึงห้องสนทนากลุ่ม โดยแต่ละช่องทางเหมาะสมกับรูปแบบการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป
การแสดงความคิดเห็นในทาส์ก (Task comments) - เหมาะกับการใช้แจ้งข้อมูลเกี่ยวกับทาส์ก การอัพเดทข้อมูลทาส์ก การอนุมัติ คำถาม ความคิดเห็นต่างๆ รวมถึงการแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับทาส์กนั้นๆ
ห้องสนทนาของโปรเจค (Project chat) - หากข้อความของคุณเกี่ยวข้องกับหลายๆ ทาส์กในโปรเจคเดียวกัน คุณสามารถใช้ห้องสนทนาของโปรเจคในการแจ้งข้อมูลกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เช่นในกรณีที่มีโปรเจคอาจเกิดความล่าช้า มีปัญหาติดขัด หรือการอัพเดทข้อมูลทั่วไป
ข้อความส่วนตัว (Direct Message) - เหมาะกับกรณีที่คุณต้องการพูดคุยสอบถามตัวหรือเริ่มวิดิโอคอลแบบตัวต่อตัวกับเพื่อนร่วมทีมของคุณ
ห้องสนทนารวม (General chat) - เป็นห้องสนทนาที่รวมสมาชิกทั้งหมดบนเวิร์คสเปซไว้ด้วยกัน เหมาะสำหรับใช้แจ้งข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ต่างๆ ที่ทุกคนจำเป็นต้องรู้ โดยห้องสนทนารวมจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
ห้องสนทนากลุ่ม (Custom chat channels) - สร้างห้องสนทนาที่ต้องการโดยกำหนดให้เป็นช่องส่วนตัว (private) หรือช่องสาธารณะ (public) เพื่อพูดคุยกันภายในทีม ระหว่างทีม หรือเป็นพื้นที่สำหรับการพูดคุยทั่วไป