ภาระงานของฉัน (Workload) คืออะไร
ภาระงาน (Workload) จะช่วยให้คุณเข้าถึงงานของคุณทั้งหมดจากทุกๆ โปรเจคในรูปแบบไทม์ไลน์แบบรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน โดยอ้างอิงจากจำนวนทาส์ก (number of tasks) หรือคะแนนทาส์ก (task points) ทั้งหมด
ภาระงานของฉันถูกคำนวณอย่างไร
คุณสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้ภาระงานของคุณถูกคำนวณจากจำนวนทาส์ก (number of tasks) หรือ คะแนนของทาส์ก (task points) ทั้งหมด
หากคุณเลือกคำนวณภาระงานด้วยคะแนนทาส์ก (task points) ในกรณีที่ทาส์กนั้นมีการกำหนดวันไว้มากกว่า 1 วันหรือมีผู้รับมอบหมาย (assignee) มากกว่า 1 คน คะแนนทาส์กจะถูกหารแบ่งตามจำนวนวันและจำนวนผู้ได้รับมอบหมายทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น ทาส์กมี 4 คะแนน โดยมีผู้รับมอบหมาย 2 คน และมีระยะเวลาทำ 2 วัน ทาส์กนี้จะมีคะแนน 1 คะแนนต่อวันต่อผู้รับมอบหมาย
หากคุณเลือกคำนวณภาระงานด้วยจำนวนทาส์ก (number of tasks) ในกรณีที่ทาส์กมีระยะเวลามากกว่า 1 วัน ทาส์กจะถูกนับเป็นต่อวันต่อผู้รับมอบหมาย
รายงานภาระงาน จะมีการคำนวณระยะเวลาของทาส์กโดยใช้วันเริ่มต้น (start date) และวันกำหนดส่ง (due date) ดังนั้น รายการภาระงานจะไม่แสดงผลทาส์กที่ไม่มีวันกำหนดส่ง
จะรู้ได้อย่างไรว่าภาระงานสูงเกินไป
วงกลมสีฟ้าที่ปรากฎขึ้นจะเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อคุณมีจำนวนทาส์กหรือคะแนนทาส์กที่มากกว่าระดับสูงสุดสำหรับในแต่ละช่วงเวลา (ต่อวัน ต่อสัปดาห์ และต่อเดือน)
วิธีการสร้างรายงานภาระงาน (Personal Workload Report)
ไปที่หน้าผู้ใช้ (People Page) จากแถบเมนูด้านซ้านและเลือกแท็บ “ภาระงาน” (My Workload)
เลือกช่วงวันที่ที่คุณต้องการสำหรับการสร้างรายงาน
คุณจะเจอกับชุดข้อมูลที่ถูกตั้งค่าไว้แล้วสำหรับโปรเจคของคุณ กดเพิ่มหรือลบโปรเจคออกจากรายการได้ตามความต้องการ คุณสามารถเพิ่มทาส์กที่ไม่ได้ถูกมอบหมาย (unassigned tasks) ไว้ในรายงานด้วย
เมื่อเสร็จแล้ว กดที่ปุ่ม “สร้างรายงาน” (Generate Report)
วิธีการปรับเปลี่ยนรายงาน (Adjust the report)
การตั้งค่ามุมมอง (View Settings)
ค่าตั้งต้นของรายงานจะเป็นแบบ ”รายวัน” (daily) กดที่แท็บ “รายวัน” เพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมองรายสัปดาห์หรือรายเดือน (หมายเหตุ คุณต้องทำการปรับเปลี่ยนจำนวนและคะแนนทาส์กสูงสุดเมื่อคุณเปลี่ยนมุมมอง)
การตั้งค่าปริมาณงานที่รับได้ (Capacity Settings)
ที่มุมขวาบนของหน้าจอ กดที่แท็บ “ปริมาณงานที่รับได้” (Capacity)
จะมีหน้าต่างปรากฎขึ้น คุณสามารถเลือกให้ภาระงานถูกคำนวนโดยจำนวนทาส์กหรือคะแนนทาส์ก และเลือกจำนวนและคะแนนสูงสุดที่ต้องการได้รับมอบหมายต่อวัน (หรือต่อสัปดาห์และต่อเดือน แล้วการตั้งค่ามุมมองของคุณ)
การปรับเปลี่ยนช่วงวันที่ (Date range) หรือโปรเจค
ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ จะมีช่วงวันที่ที่คุณเลือกเพื่อแสดงผลภาระงาน กดที่ช่วงวันนั้นเพื่อเปลี่ยนช่วงวันสำหรับรายงานของคุณได้ตามต้องการ
การส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV
ที่มุมบนขวาของหน้าจอคุณ กดที่ไอคอนส่งออกไฟล์
เลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการ ตัวคั่นคอลัมน์ (column separator) และตัวคั่นแถว (line separator)
กดที่ปุ่ม “ส่งออกไฟล์” (Export) ไฟล์ของคุณจะถูกดาวน์โหลดอัตโนมัติ
ข้อสำคัญ
รายงานภาระงาน จะมีการคำนวณระยะเวลาของทาส์กโดยใช้วันเริ่มต้น (start date) และวันกำหนดส่ง (due date) ดังนั้น รายการภาระงานจะไม่แสดงผลทาส์กที่ไม่มีวันกำหนดส่ง
คุณสามารถแก้ไขทาส์กได้จากมุมมองภาระงาน (workload view) อย่างไรก็ตามรายงานของคุณจะแสดงข้อมูลจากสถานะของโปรเจค ณ ขณะที่รายงานถูกสร้างขึ้น โปรดเปลี่ยนช่วงวันที่ของข้อมูลเพื่อให้รายงานแสดงข้อมูลตามช่วงวันที่ต้องการ