ฟีเจอร์การตั้งค่าอัตโนมัติ (Automation) จะช่วยให้คุณสามารถจัดการการตั้งค่าของทาส์กได้โดยง่ายและรวดเร็ว เช่นการสร้างทาส์กย่อย หรือการกำหนดผู้รับมอบหมายของทาส์ก เป็นต้น
การตั้งค่าอัตโนมัติสามารถใช้งานได้ในแผนธุรกิจ (Business Plan) เท่านั้น โดยจะเป็นกฎที่ถูกตั้งขึ้นไว้ ปัจจุบันนี้แอดมินของโปรเจคเท่านั้นที่จะสามารถสร้างการตั้งค่าอัตโนมัติสำหรับโปรเจคของพวกเขาได้
ตัวเลือกการตั้งค่าอัตโนมัติ (Automation Options)
เมื่อวันกำหนดส่ง (Due date) ใกล้เข้ามาถึง จากนั้นให้ย้ายทาส์ก
เมื่อวันกำหนดส่ง (Due date) ใกล้เข้ามาถึง จากนั้นให้เพิ่มผู้รับมอบหมาย (Assignee)
เมื่อวันกำหนดส่ง (Due date) ใกล้เข้ามาถึง จากนั้นให้เพิ่มผู้ติดตาม (Follower)
เมื่อทาส์กถูกสร้างในโปรเจค จากนั้นให้เพิ่มผู้ติดตาม (Follower)
เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเป็นเสร็จสิ้น (Completed จากนั้นให้ย้ายทาส์ก
หมายเหตุ
การตั้งค่าอัตโนมัติสามารถใช้งานได้กับแผนธุรกิจ (Business) แผนองค์กร (Enterprise) และแผนอื่นๆ ที่ผู้ใช้อาจเลือกใช้งานในภายหลัง
แอดมินของโปรเจค (Project Admin) มีอำนาจในการสร้าง ลบ เปิดการใช้งานหรือปิดการใช้งานการตั้งค่าอัตโนมัติต่างๆ ได้
กฎต่างๆ ที่ถูกตั้งค่าขึ้นจะถูกนำไปใช้กับโปรเจคเดียวเท่านั้น หากมีการใช้งานหลายโปรเจค แอดมินของแต่ละโปรเจคจะต้องสร้างกฎเหล่านี้แยกต่างหากสำหรับโปรเจคอื่นๆ อีกครั้ง
สมาชิกคนอื่นๆ ของโปรเจคจะสามารถมองเห็นกฎเหล่านี้ได้ แต่จะไม่มีสิทธิเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขได้
กฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้า (preset) ถูกสร้างขึ้นไว้แล้วโดยระบบ แอดมินสามารถเลือกใช้ เพิ่มรายละเอียด และบันทึกเพื่อเริ่มต้นใช้งานได้เลย
วิธีการตั้งค่าอัตโนมัติ
กดที่ปุ่มสร้าง (Create) และคุณจะเจอกับหน้ากฎที่ตั้งค่าไว้แล้ว (Preset Rule) ซึ่งคุณสามารถเลือกใช้ค่าอัตโนมัติต่างๆ ได้ตามความต่องการ
หลังเลือกค่าอัตโนมัติแล้ว คุณจะเจอกับหน้าจอเลือก trigger
คุณสามารถเพิ่มค่าได้ตามที่ค่าอัตโนมัติต่างๆ ต้องการ
เมื่อการตั้งค่าถูกตั้งขึ้นแล้ว กดปุ่มสร้าง (Create)
การแจ้งเตือนสำหรับการตั้งค่าอัตโนมัติ (Notification in Automation)
หากมีการตั้งค่าอัตโนมัติที่ถูกเปิดใช้งานอยู่ ข้อมูลการตั้งค่านี้จะปรากฎอยู่ในหัวข้อการแจ้งเตือน (notification)
หากคุณอยู่ในหน้าโปรเจคนั้นๆ แถบการแจ้งเตือน (notofocation bar) จะแสดงให้เห็นการตั้งค่าอัตโนมัติต่างๆ
สมาชิกโปรเจคสามารถตรวจสอบความเป็นไปในโปรเจค (Project Activity Log) เพื่อมองเห็นการตั้งค่าอัตโนมัติต่างๆ
นอกจากนี้ สมาชิกโปรเจคยังสามารถตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของทาส์ก (Task Activity Log) เพื่อมองเห็นการตั้งค่าอัตโนมัติต่างๆ
การเปิด/ปิดการตั้งค่าอัตโนมัติ (Enable/Disable in Automation)
แอดมินของโปรเจคสามารถเปิดและปิดการตั้งค่าอัตโนมัติได้
สมาชิกของโปรเจคสามารถมองเห็นการตั้งค่าอัตโนมัติได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไข ลบ เปิด หรือปิดการตั้งค่าอัตโนมัติได้